Titel Met behulp van het Huisstijl Platform een bouwbord realiseren bestemd voor onderhoud aan een afvalwaterzuiveringsinstallatie.
Gebaseerd op… Persona communicatiemanager HHSK, Storyboard concept #2: Huisstijl platform, Organisatieschema HHSK, Customer Journey gewenste situatie, HHSK Toolkit Communicatie.
Coosje (35) arriveert op haar werk, ze is de afgelopen jaren werkzaam als communicatiemanager bij het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard aan de Maasboulevard 123. Ze loopt door de poortjes, groet de baliemedewerkers en loopt door naar haar werkplek. Vervolgens pakt ze een kopje koffie, zet ze haar computer aan en bekijkt ze haar nieuw binnengekomen e-mails. Dit is ondertussen haar vaste ochtendroutine. Tussen de e-mails staat een bericht van Wessel van de afdeling ‘Afvalwaterkeringen en wegen’ met daarin een vraag.
Wessel (42) heeft de opdracht gekregen om een bouwbord te realiseren voor gepland onderhoud aan een afvalwaterzuiveringsinstallatie in de gemeente Rotterdam. Het bouwbord is bestemd om de omwonende te informeren over het gepland onderhoud. Dit bouwbord is een veelvoorkomende terugkerende media-uiting en heeft daarom een vaste template die in een eerder stadium binnen de huisstijl ontworpen is. Voorheen stelde hij het bouwbord zelf samen vanuit de daarvoor bestemde Microsoft Word template. Deze downloaden hij uit de ‘Toolkit communicatie’, te vinden in de afgeschermde intranet omgeving van het HHSK.
Vorige week heeft hij de interne presentatie bijgewoond over het recentelijk geïntroduceerde Huisstijl Platform waarmee het onder andere mogelijk is om zelf volledig binnen de huisstijl communicatie uitingen te produceren. Het HHSK heeft een pakket afgenomen waarmee het na goedkeuring mogelijk is om jaarlijk 250 uitingen te downloaden. Omdat Wessel niet zo handig is met computers en de Word templates altijd voor een hoop frustratie zorgen wil hij ditmaal graag gebruik maken het nieuwe Huisstijl Platform en vraagt hij zijn collega Coosje eenmalig voor haar assistentie.
Coosje en Wessel hebben na de lunch een afspraak in één van de vergaderruimtes. Coosje heeft een tablet meegenomen om hier samen met Wessel op te werken. Ze opent de internetbrowser en navigeert naar https://huisstijl.uitdekunst.com, vervolgens beland ze op de Huisstijl Platform website van het ontwerpbureau Uit de Kunst!. Wanneer zij de website opent wordt ze direct verwelkomd met met de melding of zij de website als applicatie aan haar ‘homescreen’ wilt toevoegen, dit doet ze meteen.
Vervolgens opent de website als webapplicatie en verschijnt er een inlogscherm, ze logt in met de gegevens van Wessel en krijgt vervolgens een voor hem gepersonaliseerde omgeving te zien. Deze is volledig afgestemd op het HHSK en de uitingen die voor de afdeling ‘Afvalwaterkeringen en wegen’ bestemd zijn. Hierdoor voelt het Huisstijl Platform herkenbaar aan en is het overzichtelijk in tegenstelling tot het intranet en de daarin verwerkte ‘Toolkit Communicatie’. In het Huisstijl Platform bekijken ze samen de ‘Uitingen pagina’ waarin zij een verzameling aan beschikbare media-uitingen te zien krijgen.
Coosje navigeert tussen de verschillende beschikbare media-uitingen en scrolt naar het bouwbord. Wanneer zij hier op klikt krijgt zij de specificaties van het bouwbord te zien. Zo ziet ze de afmetingen van het bord en een knop waar ‘Bewerken’ op staat. Wanneer ze hier op klikt krijgen ze een bewerkbare template van het bouwbord te zien met daarin voorbeeld data.
Samen bewerken zij de bouwbord template aan de hand van de correcte gegevens. Dit doen zij door in het formulier de velden in te vullen voor opdrachtgever, aannemer en financier. Ook wijzigen ze een aantal logo’s van belanghebbende partijen. De aanpassingen zien zij meteen live wijzigen in het voorbeeld van de uiting.
Wanneer zij klaar zijn met het invullen van de template klikken ze op ‘Afronden’. Hierna worden zij doorgestuurd naar de ‘Controle’ pagina. Coosje ontvangt vervolgens een e-mail met daarin de melding dat er een nieuwe uiting klaar staat voor controle. Ze klikt op de link in haar e-mail om vervolgens de uiting te controleren en er akkoord op te kunnen geven.
Vervolgens krijgt Wessel een e-mail dat zijn gecreëerde uiting beschikbaar is in de ‘Download pagina’. Door op de link te klikken wordt hij doorgestuurd naar deze pagina waar hij direct een drukklaar PDF bestand kan genereren. Samen downloaden ze het bestand en bekijkt het resultaat. Wessel straalt en is trots met zijn creatie, dit is het meest professioneel ogende bouwbord wat hij tot nu heeft gecreëerd. Coosje stuurt hem direct door naar het e-mailadres van Wessel zodat hij het bord kan laten realiseren. Vervolgens stuurt Wessel het drukklare bestand van het bouwbord door naar de vaste drukker, deze is gespecialiseerd in het produceren van buitenreclame.
Na een week wordt het bouwbord geplaatst. Wessel ontvangt een foto van het resultaat en is hier erg tevreden over. Zo tevreden dat hij Coosje nogmaals een e-mail stuurt om haar te bedanken. Vanaf nu zet hij het Huisstijl Platform altijd in wanneer er van hem gevraagd wordt dat hij een communicatie uiting moet creëren.
Coosje is blij dat zij haar collega’s deze tool kan aanbieden, voorheen moest zij altijd zorgvuldig de kwaliteit van externe communicatie uitingen controleren. Ze moest haar collega’s steeds wijzen op het belang van de huisstijl, nu hoeft ze zich hier nauwelijks zorgen over te maken.