Op vrijdag 26 april heb ik samen met Jolanda Smit een eerste kennismaking gehad bij het HHSK, te vinden aan de Maasboulevard 123 in Rotterdam. Hier hebben wij vergaderd met de communicatieadviseur Nadine Sparrius. Bij het gesprek waren ook de heren Frans Veerman en Peter Klaaij aanwezig. Jolanda heeft Nadine vooraf ingelicht over mijn afstudeeronderzoek, hier was zij direct enthousiast over. Tijdens ons gesprek hebben wij het hoofdzakelijk gehad over de actuele stand van zaken rondom de huisstijl van het HHSK en de rol die Uit de Kunst! hierin gaat betekenen. De communicatie afdeling heeft de wens dat er eenduidig vanuit de huisstijl wordt gecommuniceerd.
Het HHSK werkt momenteel met een ‘Toolkit Communicatie’, deze is enkel voor medewerkers terug te vinden is in de online intranet omgeving. Hierin zijn sjablonen, templates en uitwerkingen te vinden van interne en externe communicatiemiddelen. Samen hebben wij een aantal van deze rapportages, nota en (jaar)verslagen bekeken. Hieruit kwam eigenlijk direct naar voren dat deze sjablonen en templates niet compleet genoeg zijn. Bij een aantal documenten mist een duidelijke handleiding, of medewerkers zijn niet op de hoogte van het bestaan hiervan. Mede hierdoor zit het HHSK momenteel met een huisstijl probleem. Medewerkers gaan zelf aan de slag met het interpreteren van de huisstijl. Iedereen heeft zijn eigen opvattingen over hoe de huisstijl moet worden geïnterpreteerd, hierdoor is er ondertussen een redelijke wildgroei ontstaan.
Medewerkers gaan zelf regelmatig aan de slag met het opmaken van documenten. En treden hierdoor af en toe in de rol van vormgever. Voor vele van hen is dit een vrij ingewikkeld en tijdrovend proces. Op elke afdeling zijn maar een paar medewerkers die bekwaam genoeg zijn met Microsoft Office om de aanpassingen te maken.
Er is momenteel wel een huisstijlhandboek, maar dit is meer een verzameling aan wat er tot nu toe in het verleden ontworpen is. Zo zijn er voor het opmaken van documenten geen duidelijke richtlijnen over de inhoudsopgave, colofons, tabelen, etc. Hierdoor probeert iedereen dit zo goed mogelijk naar eigen inzicht te doen. Hierdoor is er veel variatie tussen documenten, dit zou in de toekomst consistent horen te zijn.
Daarbij wordt er binnen de organisatie veel gewerkt met Microsoft Office templates voor Word en PowerPoint. Deze zijn terug te vinden in de Toolkit Communicatie en worden momenteel bijgehouden met behulp van iWRITER 365. Een specifieke tool bestemd voor huisstijlmanagement binnen het Microsoft Office softwarepakket. Deze tool is weer geïntegreerd met het Corsa Platform van BCT en dient als het digitale geheugen van de organisatie.
Ook kwam in de vergadering naar voren dat er binnen het bestuur veel gebruik wordt gemaakt van (Apple) tablets. De huidige documenten zijn voornamelijk ‘staand’ opgemaakt. Eigenlijk is het wenselijk om in de toekomst met ‘liggende’ documenten te gaan werken zodat deze beter weergeven worden op deze beeldschermverhouding.
Binnen het HHSK steeds meer gewerkt met interactieve PDF documenten. Deze maken het mogelijk om snel door een document heen te navigeren. Een voorbeeld hiervan is een klikbare inhoudsopgave. Momenteel is het voor medewerkers enigszins lastig om dit zelf goed toe te kunnen passen binnen hun eigen documenten.
Een goede toevoeging binnen de Toolkit Communicatie zouden versienummers zijn. Op deze manier weten medewerkers dat ze met de meest actuele versie van een document aan de slag gaan. Momenteel worden niet alle documenten rechtstreeks uit de Toolkit Communicatie gehaald maar worden er ook onderling documenten doorgestuurd. Dit is iets wat eigenlijk niet geheel wenselijk is.
Mogelijkheid kan Uit de Kunst! in samenwerking met het HHSK trainingen/cursussen aanbieden om bewustwording rondom de huisstijl te creëren binnen de organisatie. Daarbij hebben wij gesproken over de mogelijkheden van een ‘huisstijl platform’, het werken met templates en standaardisering van een aantal terugkerende media-uitingen, hier hadden de medewerkers van het HHSK interesse in.